Tout ce qu’il savoir pour mettre en place le télétravail

Et si vous profitiez de cette période (et d’absence de distraction des collègues) pour mettre en place le télétravail avec des outils collaboratifs utiles pendant et surtout après ce confinement ?
Il est temps pour chacun d’apprendre à travailler différemment.
Cette crise sanitaire est l’occasion de prendre du recul et se former à travailler à distance. 

Examinez vos failles, les profils de vos collaborateurs mais aussi les méthodes d’organisation misent en place.
Prenez le temps de réfléchir à vos solutions managériales de demain.
N’est-ce pas finalement un luxe ?
Celui de mettre l’économie en stand-by pour réfléchir et agir avant la reprise. 

Découvrez les conseils de l’agence #féecomtuveux pour aborder ces sujets en tout sérénité.

Les outils collaboratifs : apprendre à travailler ensemble même à distance !

De nombreuses études ont prouvé que l’essor du travail collaboratif engendre un impact particulièrement positif sur la motivation des salariés mais aussi sur leur créativité. 
Depuis plusieurs années, l’agence #féecomtuveux prône ce mode de travail comme un véritable outil managérial.

Votre salarié doit pouvoir travailler n’importe où et n’importe quand (dans la limite de son contrat bien sûr ;)).
L’indépendance et la confiance sont 2 facteurs importants à prendre en compte quand vous mettez en place le télétravail. 

Le salarié doit sentir qu’il est indépendant et qu’il peut gérer sa journée de chez lui.
Il prend ainsi confiance en lui.
Le manager peut le joindre le matin pour établir les objectifs mais ne doit pas être “sur son dos” toute la journée au risque d’être contre productif. 

La solution pour pouvoir suivre les avancées de vos salariés ?
Les outils collaboratifs !

Ils en existent de nombreux et ceux indispensables pour manager des équipes à distance.
Un apprentissage important dans la dynamique de votre entreprise, contraint ou non, voyez-ce moment comme un privilège. 

#féecomtuveux vous conseilles ces outils : 

• G Suite : la plateforme collaborative (made in Google) par excellence, ici tout est synonyme de partage : Google sheet, Google Agenda, Google doc… Tout est mis en place pour travailler ensemble. 
• Google Drive : Zoom sur cette bibliothèque Google qui vous permet de partager l’ensemble de vos dossiers. 
• Google Hangouts : toujours produit google, vous pouvez grâce à lui appeler en vidéo et partager vos écrans. 
• Wetransfer : Cet outil vous permet d’échanger vos lourds fichiers aisément entre chaque collaborateur. Ces transferts sont gratuits jusqu’à 2GO. 
• Trello : Partager vos to do list et vos projets en cours grâce à cette plateforme spéciale organisation, gestion de tâches. 
• Wrike : Cet outil de gestion de projet, permet à chacun d’étable son tableau de bord personnel et celui de son équipe. Vous avez la possibilité d’établir des diagrammes, des suivis de budget…

Ces outils sont nos indispensables à l’agence, croyez-nous il nous simplifie la tâche bien des fois ! 

L’équilibre vie pro / vie perso

“40% des salariés trouvent insuffisant l’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle. Un chiffre important qui montre que cet équilibre est devenu la priorité des salariés”

Cet équilibre est perçu comme le Graal par un salarié, il représente l’accomplissement personnel comme professionnel.
En effet, sans surprise, un salarié épanoui est un salarié fidèle, performant et fiable pour une entreprise.
Le confinement peut vite être étouffant pour vos collaborateurs : ceux parents ou bien simplement en couple peuvent avoir le sentiment de ne plus distinguer la vie pro de la vie perso. 

Règle n°1 : distinguer le temps de travail du temps perso

Pour bien mettre en place le télétravail, il est important de définir le temps de travail entre le salarié et son employeur.
Une mission doit être réalisée en pleine conscience et ne doit pas impacter la vie personnelle de l’employé, ou du moins de manière exceptionnelle. 

Il est important de ne pas envahir votre salarié.
Apprenez à écouter ses attentes. 

Il est important de prendre en compte que votre salarié ne doit pas répondre à chaque email dans la minute, qui plus est les messages/notifications à l’arrivée de l’heure du dîner, peuvent toujours attendre le lendemain matin.
Il est important de faire signer une charte de bonne conduite à l’ensemble de vos collaborateurs afin d’éviter les débordements. 

Règle n°2 : être dans un espace défini

Avec les dernières actualités, vous avez été contraint à mettre en place le télétravail et vos salariés à travailler de chez eux.
C’est une opportunité (ou presque), comment leur faire partager cette attitude positive ? 

Il est important de leur rappeler que pour travailler efficacement, il est indispensable qu’il s’aménage un espace de travail. 

Par exemple, travailler sur la table du salon (endroit de distraction le soir) est une mauvaise idée. Il faut privilégier un espace déserté lors des temps personnels, afin que celui-ci corresponde bien au “bureau”, à l’endroit professionnel. 

De plus, et sans surprise, les enfants ne peuvent être au cœur de l’attention durant les temps de travail.  Comme les collègues trop bavards, ils sont source de non productivité.

Les réunions en visio sont-elles indispensables ?

La réponse est oui !
Quand les rendez-vous physiques ne sont pas possibles et que vous deviez vous réunir à 4 à 8 personnes, les visios sont très intéressantes dans le cadre d’un travail collaboratif. 

Veillez à fixer les règles dès le début de la visio : prise de parole donnée en levant la main, temps de parole de chacun… La connexion peut s’avérer parfois plus compliquée pour certain, il est donc nécessaire que le rythme et le temps de parole soient clairs pour chaque collaborateurs. 

De plus ces réunions en visio permettent aussi à l’employeur et ses salariés de partager leurs écrans et ainsi plus facilement partager les informations. Génial, n’est-ce pas ?

Chez #féecomtuveux, nous avons l’habitude de travailler via Google Hangouts. Selon les entreprises, Teams peut aussi être une bonne solution. Chaque semaine, grâce à ces outils, nous sommes tous en permanence en contact.

Se déconnecter

Mettre en place le télétravail ne veut pas dire rester scotcher à son téléphone ou à son ordinateur toute la journée (et parfois la soirée !). Vous n’avez pas à être dépendant de ses outils de travail sous prétexte que vous travaillez à distance. 

Voyez l’ordinateur présent chez vous comme celui posé au bureau, vous n’allez pas le redémarrer après le dîner (vu qu’il est au bureau ;)) ? 

De même pour votre téléphone, n’est-ce pas le moment de le ranger dans le tiroir. Vous pouvez bien sûr l’utiliser une dernière fois pour votre recette du dîner mais après, rangez-le dans un tiroir. Est-il vraiment utile qu’il soit sur votre table de salle à manger ou encore posé sur le canapé ? 

Profitez des proches avec qui vous êtes en confinement. 

Vous avez peut-être la sensation de leur consacrer plus de temps car vous êtes présent(e) à la maison, mais si le travail est toujours au cœur de votre attention, la problématique est toujours la même ! Ces objets qui permettent de vous connecter sont vos meilleurs comme vos pires ennemis. Pour le pro, ils permettent de travailler en équipe mais dans le perso, il faut les éviter. Du moins, les utiliser à bonne escient, notamment pour organiser des visios avec votre famille ou vos amis. 

Une autre question sur la mise en place du travail à distance dans votre entreprise ?
No stress, n’hésitez pas à nous appeler !

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Faites confiance à #féecomtuveux
pour la conception et la mise en oeuvre de votre stratégie de développement !