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Comment organiser un webinaire facilement ?

créer un webinaire

La mise en place de webinaire (aussi appelé webinar) est au coeur de nombreux projets d’entreprise.
Pour se former, pour se réunir ou encore pour partager son expérience, le webinaire est la solution à distance adoptée par de nombreuses équipes de travail. 

Vous avez déjà assisté à un webinaire et souhaitez à présent organiser le vôtre ?
L’agence #féecomtuveux vous accompagne dans son élaboration. 

1. Si vous n’avez jamais assisté à un webinaire …
(si vous avez déjà assisté à un webinaire, passez directement au 2.) 

Avant d’organiser votre webinaire, il est indispensable d’avoir déjà eu une expérience en tant que participant. 
En clair, inscrivez-vous à un webinaire sur le sujet de votre choix et participez-y !

Afin de ne pas vous laisser dans le flou complet avant votre première expérience de webinar, il est important de comprendre les principales notions de ce format  :

  • Le « webinaire » est une abréviation de web et de séminaire.
    Il s’agit d’une conférence en ligne à laquelle les utilisateurs / invités peuvent participer à distance, sans se déplacer.
  • Pour se connecter au webinaire, il faut soumettre son adresse email puis un lien précis est envoyé. 
  • Selon le webinaire, il est possible que vous puissiez participer en levant la main virtuellement, ou bien via tchat / messenger. 
  • Renseignez-vous sur l’outil à utiliser (en général indiqué dans l’email de confirmation), et téléchargez-le avant le début du séminaire virtuel. 
objectif d'un webinaire

2. Les objectifs de mon webinaire 

Pourquoi souhaitez-vous organiser un webinaire ?
Cette question évidente ne doit pas être survolée. 
Il faut définir clairement avec votre équipe interne (celle en off du webinaire), les objectifs.

Par exemple :

  • Générer des leads 
  • Apporter une valeur ajoutée à vos clients 
  • Informer votre audience / Diffuser une information importante
  • Créer un sentiment d’appartenance dans l’entreprise
  • Former des équipes …

Une fois les objectifs définis, il sera plus simple pour vous de construire votre prise de parole et de cibler votre communication post-webinaire.
Au programme des posts sur les réseaux sociaux avec toutes les informations nécessaires : date, sujet, experts, plateforme … et des campagnes publicitaires de marketing digital. 

3. Quelle est mon audience cible ?

Collègues ? Partenaires ? Clients ? Prospects ? 

Définissez votre code de langage et préparez-vous avec des phrases clés associées. 

Attention, votre préparation dépend de la réponse à cette question.
Quoi qu’il en soit, garder en tête une chose “Ces auditeurs sont en haut de votre tunnel et votre but est de donner de l’inspiration, de créer des besoins et de renforcer leur confiance envers vous.” 

4. Quels sont les outils disponibles ? et avec quels équipements ? 

Commencez par définir la plateforme que vous allez utiliser.
Nous vous proposons les suivantes : 

  • GoToWebinar
  • Zoom 
  • ClickMeeting
  • Adobe Connect
  • Zoho Meeting
  • Join.me

Pour votre choix, tout va dépendre du nombre de participants, des fonctionnalités nécessaires pour votre présentation ainsi que le budget associé.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Il est évident que votre webinar dépend du web et des outils numériques associés :

  • Vidéo : vous pouvez utiliser votre webcam d’ordinateur mais la qualité peut-être insuffisante.
    Si  c’est le cas vous trouverez facilement des petits caméras (budget d’une trentaine d’euros) sur le web.
  • Audio : il est primordial que la prise de son soit excellente.
    Il n’y a rien de pire pour un participant qu’un son inaudible.
    Vous devez offrir une expérience agréable sans claquements, sifflement, battement ou tout autre effet sonore peu plaisant. Ainsi, avoir un micro externe pour présenter vos webinaires est recommandé.” – Liana Technologies
    (budget micro : une vingtaine d’euros)
  • Vous devez vous assurer que votre bande passante (internet) est suffisante pour le déroulement de votre webinaire.
    Il est nécessaire de faire de multiples test avec vos proches !
outil pour webinaire

5. Quels experts interviendront ? 

Ils sont les garants de votre image de marque.
Vous pouvez être l’organisateur et manager vos experts ou bien vous positionnez vous même comme expert.
Tout dépend de votre format, de votre audience et du ton éditorial souhaité. 

Quand vous sélectionnez vos experts, posez-vous les bonnes questions : 

  • Quelle est leur capacité de réponse ? Leur rhétorique ? 
  • Peuvent-ils échanger autour de leur expertise en étant captivant ?
  • Si une personne dans l’audience pose une question, sont-ils capables de répondre sous une faible pression ?
  • Ont-ils une personnalité engageante ? 
organiser un webinaire

Prenez le temps de choisir vos experts, ils sont la clé de votre succès. 

6. L’après webinaire 

Plusieurs petites actions sont à mettre en place après le déroulement de votre webinaire :

  • Vous pouvez faire le choix de générer une newsletter de remerciement avec le replay de votre webinaire. 
  • Vous pouvez aussi proposer une nouvelle date avec un thème attractif. 
  • Dans le corps de l’email, n’hésitez pas à soumettre à votre audience : vos réseaux sociaux et toutes les informations utiles vous concernant. 
  • Si vous avez le temps nécessaire, n’hésitez pas à échanger en direct par téléphone avec la liste de participants de votre webinaire.
    L’idée étant de resserrer le lien social.
    Cette pratique est particulièrement intéressante lorsque la liste de participants est composée de prospects.  

Pour organiser votre webinaire, faites confiance à #féecomtuveux !

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